Privacybeleid

PRIVACYBELEID EPIC KIDS
Laatste update: 2 januari 2026

In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens Epic Kids verwerkt, waarom we dat doen, met wie we gegevens delen en welke keuzes en rechten je hebt.

1. Wie zijn wij?
Epic Kids is de handelsnaam van Back to Back Digital Marketing V.O.F.
- Adres: Ambachtlaan 14, 4871 ED Etten-Leur (geen bezoekadres)
- KvK: 82340897
- BTW: NL862426339B01
- E-mail: info@epic-kids.com
- Bereikbaar: werkdagen 09.00 tot 17.00 uur
Website: www.epic-kids.com

Epic Kids is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit privacybeleid worden beschreven.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van wat je doet op onze website en wat je bestelt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:

A. Bestel- en contactgegevens
- Voor- en achternaam
- Bezorgadres en (indien van toepassing) factuuradres
- E-mailadres en eventueel telefoonnummer
- Bestelgegevens (producten, aantallen, ordernummer, prijs, datum)
- Correspondentie met onze klantenservice (via e-mail)

B. Betalingsgegevens
- Betaalstatus en transactiereferenties
Let op: volledige betaalkaartgegevens verwerken wij niet zelf; betalingen verlopen via onze betaalproviders binnen Shopify.

C. Uploads en maatwerkbestanden
- Door jou geuploade foto(’s) (vaak van een kind)
- Instructies of opmerkingen die je meestuurt
- Het (AI-ondersteund) gegenereerde portretbestand (digitaal en/of printklaar)

D. Website- en cookiegegevens
- IP-adres (en afgeleide gegevens)
- Browser- en apparaatgegevens
- Bezoek- en klikgedrag (alleen voor zover cookies/technieken dit registreren en jij toestemming hebt gegeven waar dat verplicht is)

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens en op welke grondslag?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is, zoals uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang, of jouw toestemming.

A. Bestelling uitvoeren en leveren (maatwerk, productie, verzending, digitale levering)
- Doel: jouw order verwerken, het portret maken, (laten) printen, verzenden en/of digitaal leveren.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

B. Foto verwerken met AI en onze ontwerpstudio
- Doel: jouw upload gebruiken om jouw gepersonaliseerde portret te creëren.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en (waar passend) jouw toestemming, bijvoorbeeld via een checkbox bij upload.

C. Klantenservice en garantieafhandeling
- Doel: vragen beantwoorden, klachten afhandelen, beschadigingen oplossen, niet-goed-geld-terug beoordelen.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

D. Administratie en belastingverplichtingen
- Doel: administratie en facturen bijhouden.
- Grondslag: wettelijke verplichting. Voor ondernemers geldt een bewaarplicht van meestal 7 jaar (en voor bepaalde onroerende zaken 10 jaar). :contentReference[oaicite:0]{index=0}

E. Beveiliging en fraudepreventie
- Doel: onze website, systemen en processen beveiligen en misbruik tegengaan.
- Grondslag: gerechtvaardigd belang.

F. Marketing en advertentiemeting (cookies, pixels, server-side tagging)
- Doel: meten of advertenties werken en onze marketing verbeteren.
- Grondslag: toestemming, voor zover het gaat om tracking- en marketingcookies/pixels. (Zie paragraaf 10.) :contentReference[oaicite:1]{index=1}

4. GA4, Pixels en server-side tagging (AdPage)
Wij gebruiken de volgende meet- en marketingtechnieken:

A. Google Analytics 4 (GA4)
We gebruiken GA4 om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website (bijvoorbeeld paginaweergaven, conversies en interacties). Google hanteert hiervoor verwerkersvoorwaarden (Data Processing Terms). :contentReference[oaicite:2]{index=2}

B. Meta Pixel (Facebook/Instagram)
We gebruiken de Meta Pixel om het effect van onze advertenties te meten en doelgroepen te maken. In de Meta Business Tools Terms wordt beschreven dat jij (als adverteerder) de verwerkingsverantwoordelijke bent voor Business Tool Data voor jouw doeleinden. :contentReference[oaicite:3]{index=3}

C. TikTok Pixel
We gebruiken de TikTok Pixel om het effect van TikTok advertenties te meten en doelgroepen te maken. TikTok hanteert hiervoor afspraken rondom datadeling en internationale overdracht, waaronder verwijzingen naar Standard Contractual Clauses (SCC’s) in de relevante voorwaarden. :contentReference[oaicite:4]{index=4}

D. AdPage server-side tagging
We gebruiken AdPage voor server-side tagging. Daarbij worden meetevents via een server verwerkt in plaats van uitsluitend in de browser. Dit kan helpen om meer controle te houden over welke gegevens worden doorgestuurd en om metingen stabieler te maken. :contentReference[oaicite:5]{index=5}

Belangrijk over consent:
Marketingpixels en vergelijkbare tracking vallen doorgaans onder trackingcookies. Wij plaatsen en gebruiken deze pas nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven via onze cookiebanner, waar dat verplicht is. :contentReference[oaicite:6]{index=6}

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?
We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor uitvoering van jouw bestelling, voor wettelijke verplichtingen, of met jouw toestemming.

A. Shopify (webshopplatform)
Voor hosting, checkout, orderbeheer en (een deel van) communicatie rondom bestellingen.

B. Gmail (e-mail)
Voor ordermails, uploadlinks en klantenservice.

C. Productie en fulfilment (Probo)
Voor het printen en verzenden van canvassen. Hierbij delen we naam, adres, orderinformatie en printklare bestanden.

D. Verzendpartners (PostNL, DHL, DPD)
Voor bezorging. Hierbij delen we de benodigde adres- en bezorggegevens.

E. Analytics en advertentiepartners
- Google (GA4) :contentReference[oaicite:7]{index=7}
- Meta (Meta Pixel) :contentReference[oaicite:8]{index=8}
- TikTok (TikTok Pixel) :contentReference[oaicite:9]{index=9}
- AdPage (server-side tagging) :contentReference[oaicite:10]{index=10}

6. Internationale doorgifte (buiten de EER)
Sommige van onze dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (bijvoorbeeld de Verenigde Staten). Wanneer dat gebeurt, worden passende waarborgen gebruikt, zoals Standard Contractual Clauses (SCC’s) of vergelijkbare mechanismen die aanbieders in hun voorwaarden opnemen. Google licht het gebruik van SCC’s voor doorgiften toe in haar privacy- en transferinformatie. :contentReference[oaicite:11]{index=11}
Voor TikTok wordt in de relevante voorwaarden eveneens naar SCC’s verwezen. :contentReference[oaicite:12]{index=12}

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is.

A. Bestel- en factuurgegevens
- 7 jaar (fiscale bewaarplicht), en in specifieke gevallen 10 jaar. :contentReference[oaicite:13]{index=13}

B. Uploads en ontwerpbestanden (foto’s en portretbestanden)
- In beginsel 14 dagen na levering, tenzij langer nodig is voor levering, herstel, garantieafhandeling of een lopende vraag/klacht.

C. Klantenservice e-mails
- In beginsel tot 2 jaar na afhandeling, tenzij langer nodig is voor een geschil of wettelijke verplichting.

8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, zoals toegangsbeperking, beveiligde verbindingen en minimale gegevensdeling met partners.

9. Verkoop van gegevens
Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.

10. Cookies en vergelijkbare technieken
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken:
- Functionele cookies: nodig om de site te laten werken (geen toestemming vereist, wel informeren). :contentReference[oaicite:14]{index=14}
- Analytische cookies: voor statistieken (zoals GA4). In sommige gevallen kan dit met weinig impact op privacy, maar wij vragen via onze cookiebanner toestemming waar dat vereist is. :contentReference[oaicite:15]{index=15}
- Marketing cookies: zoals Meta Pixel en TikTok Pixel, altijd pas na toestemming. :contentReference[oaicite:16]{index=16}

Je kunt jouw cookievoorkeuren altijd wijzigen of toestemming intrekken via de cookiebanner (of via cookie-instellingen op de site, als aanwezig).

11. Jouw privacyrechten
Je hebt rechten onder de AVG, zoals:
- Inzage
- Correctie
- Verwijdering (voor zover mogelijk)
- Beperking van verwerking
- Overdraagbaarheid (dataportabiliteit)
- Bezwaar (bijvoorbeeld tegen direct marketing)
- Toestemming intrekken (als verwerking daarop is gebaseerd)

Meer uitleg en praktische informatie over deze rechten vind je bij de Autoriteit Persoonsgegevens. :contentReference[oaicite:17]{index=17}

Je kunt een verzoek sturen naar info@epic-kids.com. We kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen om misbruik te voorkomen. We reageren in beginsel binnen 1 maand, tenzij de wet een andere termijn toestaat. :contentReference[oaicite:18]{index=18}

Klacht:
Ben je niet tevreden? Neem contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Kinderen en foto’s
Onze producten zijn bedoeld voor ouders/verzorgers. Upload alleen foto’s als je daarvoor bevoegd bent (bijvoorbeeld als ouder/voogd of met toestemming). Foto’s gebruiken we uitsluitend om jouw bestelling te maken en te leveren.

13. Wijzigingen in dit privacybeleid
We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze werkwijze of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat op onze website met de datum van de laatste update.

14. Contact
Vragen over privacy of een verzoek doen?
Mail naar: info@epic-kids.com
Back to Back Digital Marketing V.O.F. (Epic Kids)
Ambachtlaan 14, 4871 ED Etten-Leur